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合同风险缓解:你需要遵循的8个最佳实践

2021年12月17日,

合同风险缓解

如果有一种思路,你可以跟踪每个组织,用来跟踪一个公司的健康和幸福, 这是合同的生命周期. 这里的一个糟糕的条款或那里的一个含糊不清的短语可以迅速地将组织暴露在一系列的合同风险中. 

每次都签好合同并不容易, 但如果使用正确的工具和技术,也不是不可能. 它需要勤奋, 对细节的关注, 精简流程,采用最新的合同风险缓解策略. 

有效降低合同风险的策略, 你可以在不断被破坏的未知水域中航行, 创新, 和业务敏捷性.

什么是合同风险缓解?

合同风险的降低是识别的过程, 评估, 并限制整个组织的风险暴露. 它取决于对组织在运作过程中可能面临的所有潜在危险的战略评估. 

虽然你可能无法管理或预测每一个风险, 你可以针对不同的情况制定计划,以帮助减少它们对业务的影响. 同样的规则也适用于公司签署的任何商业协议.

一个有效的合同生命周期管理(CLM)过程将风险缓解放在每个业务协议的首要位置. 如果没有足够的风险缓解策略来驱动您的承包过程,组织可能会 漏值9% 毕马威(KPMG)和世界贸易与承包公司(World Commerce and Contracting)的分析师表示. 把你的CLM放在你的数字转换的核心允许你识别, 评估, 并使用协作框架来降低风险.

提示: 放心吧 合同生命周期管理(CLM)软件 做繁重的工作是为了你和识别风险吗.

如何有效管理合同风险

合同管理 纪律是否影响到你业务的每一个环节. 它支配着你的员工协议, 合作伙伴关系, 供应商绩效, 以及公司运营的几乎所有其他方面. 法律顾问, 合同管理人员, 采购团队了解每项业务协议的内在风险,但也知道管理风险会有效地减缓承包过程.

有效地管理风险 在承包过程的每次迭代中,都需要一个能够有效响应变更的敏捷组织.

动态风险管理需要三个关键组成部分:

  1. 改善风险检测 -培养预测能力, 预测, 并使用来自业务内部和外部的数据点观察新出现的威胁. 公司需要使用这些数据集来量化风险的大小, 的影响和持续时间, 以及如何有效应对风险的计划. 
  2. 分隔的风险偏好 利用组织的增长战略,动态地承担额外的风险, 当前值, 在可能的情况下降低风险和控制能力. 这种方法让每个负责任的mg游戏大厅都知道适当的可接受风险是多少,以及在哪里设置正确的阈值. 
  3. 发展风险管理策略 -在组织中建立风险管理方法,生成反馈和性能指标,以通知战略的任何变化. 这包括如何根据内部和外部因素来应对、承担或减轻风险. 

为了建立一个能够有效应对变化的风险管理框架,麦肯锡 & 公司建议采取五项独立行动. 

组织中动态和集成风险管理所需的五个步骤

来源: 麦肯锡 & 公司

你应该寻找哪些常见的合同风险类型?

因为合同是在业务中转移风险的关键容器之一, 在CLM的每个阶段,你的策略的任何改变都应该考虑以下四种合同风险类型. 

1. 监管和法律风险

随着现代企业超越传统领域的扩张, 法律和法规遵从性风险呈指数级增长. 这些因素通常涉及违反合同,可能导致法律责任和诉讼. 

这种类型的违反可能包括监管框架的遵从性失败,如:

  • 服务组织控制 (类型2 -所有人的报告和审计 数据安全 程序、过程和技术
  • 支付卡行业数据安全标准(PCI DSS) -维护信用卡信息的隐私和安全
  • 联邦信息安全管理法案 (FISMA) -管理联邦机构的数据安全
  • 1996年健康保险可携性和问责法 -保护个人身份信息(PII)
  • 经济和临床健康信息技术法案 (高科技的行为) -促进采用技术改进电子健康记录系统
  • 职业安全与健康法案 (OSHA) -旨在为所有员工提供更安全的工作环境
  • 萨班斯-奥克斯利法案(SOX) -管理上市公司的财务记录

上面的列表并不广泛, 因为每个组织的法律和监管风险暴露将取决于其运营和地理位置. 适用于在欧盟(EU)开展业务的公司, 新的《mg游戏大厅》(GDPR)也将适用. 在加拿大(PIPEDA)或加州(CCPA)等州运营的企业也是如此。. 

这里最大的风险是侵犯个人隐私或无法确保个人身份信息安全. 此外,还存在知识产权(IP)盗窃等额外风险, 在从句中使用错误的语言, 不受控制的信息披露, 不充分的保险或许可做法, 和一般法律纠纷. 

2. 安全风险

以上列出的许多行为只涉及数据隐私,但在评估您的策略时,还有额外的安全风险需要考虑. 任何不必要的数据破坏, 未经授权的访问和传播信息, 或者,违反公司系统可能会给组织带来一系列问题. 

因为合同中包含了很多敏感信息, 在优化您的CLM时,您应该将这些视为固有风险的一部分. 当你考虑到在不同的签约阶段发生的通信和沟通的数量时,这些信息落入坏人手中的风险是相当大的. 

如果使用不安全的方法在双方之间传递合同信息,风险将呈指数级增长. 不充分的培训还可能使您自己暴露在安全风险中, 数据保护策略无效, 或松散的权限和访问控制. 

数据泄露 具体来说,考虑到网络犯罪的稳步增长及其对商业的破坏性影响,这构成了巨大的风险. 攻击者开始将目标对准法律公司,因为这些实体存储着宝贵的信息, 管理, 为客户保留. 管理CLM过程中的安全风险仍然是现代企业面临的最大挑战之一. 

3. 金融风险

错过了义务, 足够的保证, 或者索赔问题使组织面临财务风险. 如果风险缓解不是组织的优先考虑事项,那么在许多情况下,这些情况会渗透到订约过程中. 这些包括:

  • 信用风险 -包括各种风险,例如交易对手未能按合约义务交付货物而违约
  • 流动性风险 描述在合同到期前支付合同而不招致不可接受的损失的能力
  • 资产担保风险 -金融结构是否使用工具对组织的风险进行证券化,以分离和减轻风险
  • 股票的风险 -涉及其他公司或企业的任何股权头寸,当该实体业绩不佳、股票下跌或你的收益不等于你的投资价值时,可能会使你的组织面临额外的财务风险

财务损失可能发生在买方(应付账款)或卖方(应收账款)方面的经营. 降低这些风险是一个更大的商业战略的一部分,但当你没有适当的控制时,仍然可能影响个别协议. 常见的原因可能包括丢失协议的关键日期(包括常青条款), 薪酬根据业绩指标而变化, 或因不正确的法律语言而导致无法执行的终止条款.

4. 品牌的伤害

每个组织都依赖于一个可能需要几十年才能建立起来的声誉. 品牌风险包括声誉受损, 识别, 这种意识会影响员工的士气, 客户忠诚度, 和公众认知. 

确保 品牌安全 取决于限制可能来自联想或未能有效应对事件的负面看法. 

品牌损害可能发生在以下情况:

  • 公司对待员工很恶劣
  • 有关公司做法的信息泄露给公众
  • 数据泄露或信息泄露等事件发生
  • 该组织没有适当的公共或媒体关系策略

如果没有与组织形象和道德相关的具体条款作为协议的一部分,品牌损害和风险是难以量化和减轻的. 

为什么要降低合同风险?

虽然没有一个组织可以避免所有的合同风险, 你必须使用一种平衡的策略将风险控制在可接受的水平. 当组织未能降低合同风险时, 这对组织的品牌来说可能是灾难性的, 金融, 和运营健康. 

实施合同风险缓解措施的原因包括:

  • 避免错过合同义务,包括最后期限, 里程碑, 关键日期, 或任何其他交付物
  • 防止与您的组织有关的信息的未经授权的访问或传播, 供应商, 员工, 客户, 或者其他法律关系
  • 确保遵守内部政策, 合同的阈值, 以及外部法规或行业标准
  • 简化合同的买卖双方,提高效率
  • 为利益相关者提供更好的策略,减少或防止立法者可避免的罚款

合同管理通常涉及利益冲突的多个利益相关者. 它们都依赖于各种工具和技术来管理操作. 承包过程需要支持所有这些利益,同时限制风险暴露,并确保跨组织的高效CLM. 

采取平衡的办法降低合同风险

以及数字化转型的努力, 各组织应采取平衡的办法来减少合同风险. 你可以这样做:

  • 用新机会的价值衡量可接受的风险
  • 将当前收入与任何额外成本进行对比
  • 根据合规要求评估创新的潜力

提供数字合同管理解决方案, 各组织可以制定必要的缓解战略,以防止业务活动, 金融, 和品牌风险.

提示: 想深入了解如何识别、评估和降低合同风险? 看看 这个免费的网络研讨会.

减轻合同风险的最佳实践

在订约过程中,建立一个持续降低风险暴露的框架应该成为治理的一部分, 风险, 合规(GRC)战略. 您可以按照以下步骤建立有效的合同风险缓解策略.

1. 识别合同风险

第一步是了解你当前的风险概况 确定每个风险存在的位置 在你当前的协议中. 你会想要检查每一份合同的上述风险类型,并在你的评估中列出这些. 

您还应该查看您当前的CLM过程,并确定风险从何处进入工作流,以了解您需要在何处建立额外的控制.

2. 评估和评分风险 

一旦你了解风险存在的地方, 你需要评估 每一项都要根据预期的后果和发生的概率. 这使您能够创建当前风险暴露的记分卡,并优先考虑需要开始缓解工作的地方. 在你无法消除风险的地方, 您需要建立可接受的阈值,以确保能够限制暴露.

3. 建立合同风险团队

有了这些信息, 您可以开始在订约模型中建立所需的控制和缓解流程. 这需要你创建一个负责任的, 负责任的, 咨询, 以及所有涉众的知情(RACI)模型,包括具有明确角色和指定的风险应对计划. 

然后,您应该制定必要的应急计划,以应对高风险或可能发生的风险,并告知您的团队在处理这些事件时的角色和责任. 

4. 使承包过程数字化

为了让你的团队更轻松, 将合同签订过程数字化 并为所有相关的文档和记录建立一个中央存储库(最好是加密的). 您的RACI模型将有助于确定您的数字系统所需的关键角色, 你可以设置你的身份验证, 授权, 和访问控制. 

5. 使用提醒和通知

使用驱动合同过程的提醒和通知可以更容易地让每个人了解你的合同义务. 简化您的新合同请求和文档接收任务, 使用标准化的流程进行所有的沟通和第三方的入职.

6. 先处理最大的风险

您可以通过在过程的早期清楚地定义所有的工作范围(SOW)来防止范围蔓延. 这也将消除未来发生纠纷的风险,并缩短完成生命周期中合同谈判阶段的时间.

7. 简化起草过程

使用条款和模板库来简化起草过程,为你的所有条款使用预先批准的法律语言, 条件, 合同的类型. 您可以利用自动化工具(如工作流引擎)来管理所有业务规则(如审查), 批准, 和说明. 

使用版本控制来跟踪所有更改和文档注释,并为每个协议创建一个完整的审计跟踪. 你也可以使用 电子标签批准 让任何地方都有可能批准合同, 进一步帮助简化整个流程. 

8. 必要时进行回顾和优化

如果你有一个数字流程, 您可以开始生成关于CLM效率的分析,从而为未来的决策提供信息. 你可以根据风险对合同进行分组,看看哪些地方你的缓解措施没有提供你想要的结果. 使用此信息可以不断地审查并相应地优化您的风险缓解策略. 

一个数字化合同管理系统的仪表盘

来源: 合同Logix

为什么要使用合同管理软件?

今天的商业环境比以往任何时候都更加复杂. 比如远程工作, 跨境的解决方案, 数字化, 以及服务经济, 降低合同风险是管理一个成功组织的基本部分. 

现有的工具和技术使mg游戏大厅有可能建立一个从中心位置减轻合同风险的健全框架. 您可以部署一个支持云计算的合同管理系统,该系统完全可以根据您的特定CLM模型进行配置. 

合同管理软件 是否可以帮助您开始利用所有的合同信息,并加速您的数字转换工作.

使用合约管理软件,你可以:

  • 根据任何参数或搜索标准,快速查找和报告您的合同
  • 跟踪每一项协议的进展,看看你的过程有多高效
  • 在必要的地方部署新的控制,以避免增加您的风险暴露
  • 在不需要面对面会议的情况下完成合同签订过程
  • 为所有子句和模板创建一个标准化的库,以加快生命周期

因为越来越多的组织正在寻求数字技术来获得竞争优势, 决定哪里有最大的价值潜力可能是一个挑战. 随着合同渗透到企业的整个组织和运营结构中, 将这些过程按优先顺序排列将为您提供最大的好处,这是有道理的.

不要冒险 

降低合同风险仍然是世界各地法律团队和合同经理面临的挑战之一. 新的合同模式要求企业将决策过程中的战略部分与分析和公司运营绩效产生的数据联系起来. 合同包含重要的业务信息,可以帮助您释放额外的潜力,并产生关于业务健康和幸福的有价值的见解.

你不能消除或避免合同风险. 您只能将这些风险降低到可接受的水平. 使用数字技术有效管理合同, 连接系统为您提供了在整个CLM中建立健壮控制所需的所有信息和数据. 使用合同风险缓解可以帮助您加速数字化转型计划,并从当前流程中释放附加价值.

想了解更多关于安全保存文档的最佳实践? 看看这个快速指南 文档存储.

合同生命周期管理CLM软件
在虚线上签名

合同的生命周期有许多阶段. 从预签名到后签名,让合同生命周期管理软件帮助.

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